Handelsregister

Allgemeines

Bedeutung des Handelsregisters

Im Handelsregister werden alle kaufmännisch geführten Unternehmen verzeichnet. Das Register wird am lokal zuständigen Amtsgericht geführt. Das Handelsregister ist öffentlich und kann von jedermann kostenlos eingesehen werden. Durch die Offenlegung der rechtlichen Verhältnisse des Unternehmens dient das Handelsregister der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr, d.h. die eingetragenen Tatbestände des Unternehmens besitzen Rechtsgültigkeit.

Bedeutsam ist die Eintragung, da hierdurch die Rechtsgrundlage der Unternehmenstätigkeit bestimmt wird: ins Handelsregister eingetragene Unternehmen unterliegen dem Handelsgesetzbuch (HGB) und nicht mehr dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Einzelheiten hierzu finden Sie unter Rechtsfolgen.

Wer wird eingetragen?

Ob Ihr Unternehmen in das Handelsregister eingetragen werden muss, ist von der Rechtsform Ihres Unternehmens sowie dem Umfang und der Art des Geschäftsbetriebs (s. unten) abhängig:

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, GmbH & Co. KG) sind auf jeden Fall nach kaufmännischen Grundsätzen zu führen und werden somit immer in das Handelsregister eingetragen.
• Einzelkaufleute und Personengesellschaften werden in das Handelsregister eingetragen, wenn ihr Unternehmen einen, in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§1, HBG). Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) sind immer in das Handelsregister einzutragen.

Nicht eingetragen werden:

• Angehörige der freien Berufe (Rechtsanwälte, Notare, Ärzte, Architekten)
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe
• Künstlerische und wissenschaftliche Tätigkeiten

Die Eintragungspflicht für Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) ist im Einzelfall zu prüfen. Diese Prüfung erfolgt durch das Registergericht i.d.R. unter Hinzuziehung der lokalen Industrie- und Handelskammer (IHK). Die Kriterien, ob Ihr Unternehmen kaufmännisch geführt und in das Register eingetragen werden muss, sind im wesentlichen:

• Jahresumsatz
• Höhe des eingesetzten Kapitals
• Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
• Kreditgeschehen
• Anzahl der Mitarbeiter

Wird bei einer GbR festgestellt, dass sie handelsregisterpflichtig ist, wird sie automatisch zur oHG und muss entsprechend umfirmieren. Eine Einzelunternehmung, die in das Handelsregister eingetragen wird, erhält den Zusatz *eingetragener Kaufmann* (e.K. oder e.Kfm.).

Hinweis: Sie sollten sich frühzeitig mit der zuständigen IHK in Verbindung setzen, um zu klären, ob Ihre unternehmerische Tätigkeit eine Eintragung in das Handelsregister erfordert.

Notwendige Angaben / Unterlagen

Welche Angaben und Unterlagen Sie für die Eintragung in das Handelsregister benötigen, ist abhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens und ob es sich um ein deutsches oder ein ausländisches Unternehmen handelt. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Checkliste Handelsregister.

Rechtsfolgen

Die Eintragung Ihres Unternehmens hat einige weitreichende rechtliche Folgen für Ihre unternehmerische Tätigkeit: Sie sind als Kaufmann tätig unterliegen nicht mehr den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches, sondern denen des Handelsgesetzbuches. Hier finden Sie eine kurze Darstellung der wichtigsten Dinge, die Sie beachten müssen.

Firma

Als Kaufmann führen Sie ihr Unternehmen unter einer Firma (=Name des Unternehmens). Sie können diesen Namen frei wählen, müssen jedoch vier Dinge beachten:

1. Die Firmierung muss einen Zusatz enthalten, der über die Rechtsform des Unternehmens Auskunft gibt.
2. Der Firmenname darf nicht irreführend sein, d.h. Sie können sich nicht etwa *Meier Möbelhandlung GmbH* nennen, wenn Sie gar nicht mit Möbeln handeln.
3. Die Firmierung muss Unterscheidungskraft besitzen, d.h. es darf keine Verwechslungsgefahr mit weiteren örtlich ansässigen Unternehmen bestehen.
4. Verletzen Sie nicht die geschützten Namens- oder Markenrechte anderer Unternehmen.

Prokura

Als Kaufmann können Sie Prokura erteilen, d.h. eine Person bevollmächtigen, die im Namen des Unternehmens handelt und dieses rechtskräftig vertritt. Die Erteilung einer Prokura muss in das Handelsregister eingetragen werden.

Handelsgeschäfte

Das Handelsgesetzbuch betrachtet den Kaufmann gewissermassen als *Profi* im Geschäftsleben und erlegt ihm erweiterte Pflichten im geschäftlichen Umgang auf. Hier einige Beispiele:

• Schweigen auf Angebote Ein Kaufmann ist verpflichtet, auf geschäftliche Angebote zu reagieren. Tut er dies nicht, gilt das Angebot als angenommen.
• Bestätigungsschreiben Haben Sie mit einem Geschäftspartner über Vertragskonditionen verhandelt und sendet dieser Ihnen eine schriftliche Zusammenfassung, müssen Sie diesem Schreiben ausdrücklich widersprechen, wenn Sie nicht mit den Inhalten einverstanden sind. Tun Sie dies nicht, gilt der Vertrag von Ihrer Seite als angenommen.
• Vergütung ohne Vereinbarung Bei Kaufleuten geht das Gesetz davon aus, dass sie Leistungen generell gegen Entgelt erbringen. D.h. auch ohne eine ausdrückliche Vereinbarung kann der Kaufmann ein marktübliches Entgelt für seine Leistungen verlangen.
• Sorgfaltspflicht Der Kaufmann ist nach dem HGB zu einer erhöhten Sorgfalt bei geschäftlichen Vorgängen verpflichtet. Dies heißt bspw. dass Geschäftsbriefe aufbewahrt werden, Unterschriften geprüft werden etc.
• Angaben auf Geschäftsbriefen Auf Ihrer geschäftlichen Korrespondenz müssen folgende Angaben gemacht werden: die vollständige Firmenbezeichnung (lt. Handelsregister) einschließlich Rechtsformzusatz, Firmensitz, Registergericht und Handelsregisternummer. Eine GmbH muss zusätzlich alle Geschäftsführer namentlich nennen (davon mind. einen mit Vornamen)

Handelsbücher

Der Kaufmann hat die Pflicht, genaue Aufzeichnungen über alle Geschäftsvorfälle zu machen und seine Bücher so zu führen, dass sie von sachkundigen Dritten (Wirtschaftsprüfer) nachvollzogen werden können. Hierzu gehört insbesondere:

• Die Buchführungspflicht (§ 238 HGB). Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehen lassen, wozu auch die Pflicht gehört, Kopien sämtlicher Handelsbriefe zurückzuhalten.
• Die Inventarpflicht (§ 240 HGB). Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Inventur durchzuführen, bei der ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte anzulegen ist.
• Die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses (§ 242 HGB). Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Bilanz aufzustellen, aus der sich das Verhältnis des Vermögens und der Schulden des Kaufmanns ergibt.
• Die Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 1 HGB). Der Kaufmann hat die Pflicht, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse mindestens 10 Jahre, die Handelsbriefe mindestens 6 Jahre lang aufzubewahren.

Behörde

Die Eintragung eines Unternehmens in das Handelsregister erfolgt beim lokal zuständigen Amtsgericht:

Amtsgericht Bonn
Wilhelmstr. 23
D-53111 Bonn

Telefon: +49 (0)228 702-0
Fax: +49 (0)228 702-2908

Postanschrift: 53105 Bonn

In der Regel konsultiert das Amtsgericht die lokale Industrie- und Handelskammer bei Unklarheiten:

Industrie und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg
Bonner Talweg 17
D-53113 Bonn

Telefon: +49 (0228) 22 84 0
Fax: +49 (0228) 22 84 170

Internet: http://www.ihk-bonn.de
Email: info@bonn.ihk.de

Öffnungszeiten: Mo.-Do. 7.45 Uhr – 17.00 Uhr, Fr. 7.45 Uhr – 15 Uhr

Checkliste

1. Ist die Eintragung notwendig?

Prüfen Sie zunächst, ob eine Eintragung in das Handelsregister für Ihr Unternehmen notwendig ist; Hilfestellung bietet Ihnen die IHK. Falls nicht, überlegen Sie, ob eine freiwillige Eintragung für Sie in Betracht kommt.

2. Firmierung

Überlegen Sie sich, unter welcher Firmierung (Unternehmensbezeichnung) Sie tätig sein möchten. Kontaktieren Sie die IHK, um die Zulässigkeit des Namens zu überprüfen.

3. Notarielle Beglaubigungen

Für den Eintrag Ihres Unternehmens in das Handelsregister ist i.d.R. die notarielle Beglaubigung einer Reihe von Dokumenten notwendig. So muss auf jeden Fall der Antrag auf Eintragung ins Handelsregister notariell beglaubigt werden. Suchen Sie daher vor Eintragung Ihres Unternehmens einen Notar Ihres Vertrauens auf.

4. Notwendige Angaben / Dokumente

5. Kosten

Für die Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister fallen eine Reihe von Kosten an: Gebühren des Registergerichts, Notarkosten, evtl. Anwaltskosten, evtl. Übersetzungskosten, Bekanntmachung.

Die Gebühren des Registergerichts richten sich grundsätzlich nach der Höhe des Geschäftswertes. In der Vergangenheit führte dies teilweise zu unverhältnismäßig hohen Belastungen der Unternehmen. Mittlerweile ist gerichtlich entschieden worden, dass diese Praxis dem europäischen Recht widerspricht und die Gebühren nicht den realen Bearbeitungsaufwand übersteigen dürfen. Die maximale Gebühr beträgt derzeit € 1.557.-. je nach Geschäftswert verringert sich diese Gebühr.

Für die Tätigkeit Ihres Notars fallen mindestens die Gebühren für die Beglaubigung der Anmeldung an. Je nach Rechtsform und den benötigten Dokumenten fallen weitere Gebühren an. Auch diese richten sich grundsätzlich nach dem Geschäftswert des Unternehmens, sind aber ebenfalls nach oben begrenzt.

Sofern Sie eine Gesellschaft in das Register eintragen möchten, ist i.d.R. vorab die Konsultation eines Rechtsanwaltes zur Ausgestaltung des Gesellschaftervertrages notwendig. Die Anwaltsgebühren sind abhängig von Umfang und Art der Beratung.

Ausländische Unternehmen müssen zusätzlich Übersetzungskosten für beizubringende Dokumente und Nachweise einkalkulieren.

Schließlich müssen Sie noch die Kosten für die Veröffentlichung (s. 6) Ihres Eintrags in der Presse berücksichtigen. Diese Kosten sind abhängig vom Umfang des Eintrags (im Wortlaut).

6. Veröffentlichung

Der exakte Wortlaut Ihres Handelsregistereintrags muss veröffentlicht werden: im  Bundesanzeiger sowie mindestens einer weiteren Tageszeitung.

7. Handelsregisterauszug

Nach erfolgter Eintragung in das Handelsregister sollten Sie beim Gericht einen Auszug Ihres Eintrags beantragen. Diesen benötigen Sie spätestens bei der Gewerbeanmeldung.

Beratung

Die Eintragung eines Unternehmens in das Handelsregister wird in der Regel begleitet von einer Stellungnahme der örtlichen Industrie- und Handelskammer. Bei Fragen zum Verfahren sollten Sie sich an die Experten der IHK wenden. Bei einem konkreten Ansiedlungsvorhaben in Bornheim steht Ihnen die WFG Bornheim natürlich auch gerne zur Seite, um entsprechende Kontakte zu vermitteln.

Links

 http://www.bundesanzeiger.de
Amtliches Organ zur Veröffentlichung von Handelsregister-Einträgen

http://www.genios.de
Datenbank zur Recherche nach Einträgen im Handelsregister (kostenpflichtig)